Diaario ry. Pöytäkirja 6/2012

Sihteeri Annina Hokkanen

Hallituksen kokous

Aika 19.12.2012 klo 19.17-20.34

Paikka Skype

Osallistujat
Juulia Hakunti puheenjohtaja
Annina Hokkanen sihteeri
Riikka Javanainen

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Juulia Hakunti avasi kokouksen klo 19.17

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, koska läsnä oli puheenjohtaja ja vähintään kaksi hallituksen jäsentä yhdistyksen sääntöjen mukaisesti.

Esityslistalta poistettiin kohta 4. “Edellisen kokouksen 5/2012 pöytäkirjan hyväksyminen”, koska kokouksen pöytäkirja oli vielä puhtaaksi kirjoittamatta.

Laskut hyväksytään jälkikäteen, koska uutta hallitusta ei saatu kokoon keväällä ja kokouksia ei pidetty.

Seuraavat museologian seminaarin vuoden 2012 laskut ovat olleet hyväksymättä:
Sonaatti, puhujien kahvit 32,00
Jyväskylän ylioppilaskunta, pieni puheäänentoistoon soveltuva PA-laitteiston vuokra 30,00
Hotelli Milton, puhujien majoitus 280,00
Riku Pulliainen, nettisivupalkkio 50,00
Pyry Lukkala, iltajuhlan esiintyjäpalkkio 200,00
Jyväskylän yliopisto, yliopistopaino 160,76
Juha Toivio, puhuja, matkakulukorvaus 132,70
Reijo Partanen, puhuja, matkakulukorvaus 63,00
Päivi Partanen , puhuja, matkakulukorvaus 71,10
Kai Ylinen, postitus, talkoolaisten lounasliput, materiaalihankintoja 169,36
Sonaatti, puhujien lounasliput 123,20
Makumaa ateriapalvelu Anita ry, Iltajuhlan tarjoilu 680,00

Hallitus hyväksyy takautuvasti nämä maksut.

Vuoden 2012 seminaarin taloustilanteesta keskusteltiin ja kävi ilmi, että seminaarin loppubudjetti oli tappiollinen. Tarkkoja lukuja ei esitetty. Diaarion tilillä oli vuoden 2011 lopulla 1542,66 euroa, josta tehdyn tappion määrän voidaan laskea.

Kokonaan laskuttamatta on jäänyt vuoden 2012 seminaarista iltatilaisuuden museovalvojan palkkio, koska laskua Diaariolle ei koskaan saapunut. Tämä on mainittu yhdessä seminaarin talousarviossa.

Laura Itkoselle on korvattu vuoden 2011 seminaarin arpalipuista 5 euroa. Se oli seminaarin laskuista jäänyt jostain syystä maksamatta ja laskua ei välttämättä ole mainittu yhdistyksen alkuvuoden kokouksissa.

Aikaisemmissa kokouksessa mainitsemattomat tulot yhdistykselle vuonna 2012:

Diaarion, Ranan ja Opuksen hallitukset ovat nyt virallisesti päättäneet, että ainejärjestöjen yhdistyminen tapahtuu ja sitä koordinoimaan tullaan perustamaan työryhmä. Työryhmän perustamisesta päätettiin yhdistymiskeskustelutilaisuudessa Juomatehtaalla 3.joulukuuta 2012. Työryhmän jäsenet valitsevat yhdistysten hallitukset. Diaariossa vapaaehtoisiksi työryhmään ovat ilmoittautuneet Juulia Hakunti ja Riikka Javanainen. Työryhmän toiminta alkaa näillä näkymin vasta keväällä. Diaarion puheenjohtaja on tiedottanut jäsenistölle yhdistymispäätöksestä ja työryhmän kuulumisia tullaan tiedottamaan jatkossakin sekä sähköpostilistalle että Facebookiin. Työryhmän kokoontumisen uskottiin järjestyvän vasta myöhemmin keväällä 2013, koska muiden yhdistysten hallituksilla kulunee kauemmin omien edustajiensa valitsemisessa työryhmään.

Seminaarin kulujen yhteydessä keskusteltiin myös seminaarin puhujien etsimisestä ja siinä ilmenneistä hankaluuksista. Ideoitiin, että puhujien etsinnässä voitaisiin käyttää Diaarion Facebook-ryhmää, sähköpostilistaa sekä museologia-listaa. Näin voitaisiin tavoittaa jo opintonsa päättäneitä ja työelämässä toimivilta opiskelijoilta.

Seminaarin tuloista puhuttaessa puhe kääntyi myös JYY:n projektiavustuksiin, joita vuoden 2012 seminaari ei ollut saanut lainkaan. Syynä oli ilmeisesti seminaarin jokavuotisuus, koska JYY ei myönnä avustuksia vuosittain toistuviin tiedealakohtaisiin seminaareihin, kokouksiin tai tiedepäiviin. JYY kuitenkin tukee opiskelijoiden itse Jyväskylässä järjestämiä vastaavia tapahtumia ja myös kohtuulliset majoituskustannukset saavat tukea. Tulevaa seminaaria ajatellen puhuttiinkin siitä, että seminaarin tukihakemuksessa JYY:lle kannattaa korostaa, että seminaari on täysin opiskelijoiden järjestämä tapahtuma. Toisaalta kannattaa varmistaa JYY:ltä ennen hakemuksen laatimista, onko seminaarilla ylipäätäänsä edellytyksiä saada avustusta, jottei turhien hakemuksien laatimiseen käytettäisi aikaa.

Seminaarin kuluista tuli puheeksi myös sisäänpääsymaksun sisällyttäminen iltajuhlaan, sillä iltajuhla on yleensä ollut seminaarin budjetissa suurin menoerä. Tämän vuoden seminaarin kohdalla onkin jo sovittu iltajuhlan maksullisuudesta. Vuoden 2012 seminaarissa ongelmana oli suuri ilmoittautuneiden määrä iltajuhlaan, joista kuitenkin vähemmistö saapui paikalle. Näin järjestymiskuluissa tehtiin tappioita, kun oli valmistautuduttu suurempaan tulijamäärään.

Muuta ehdotettua oli mahdollisen opintomatkan järjestäminen keväällä 2013. Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa.

Hallitus siirtyy joululomalle ja aloittaa kokoukset uudelleen tammikuussa 2013.

Kokous päätettiin kello 20.34.

Diaario ry. Pöytäkirja 5/2012

Sihteeri Annina Hokkanen

Hallituksen järjestäytymiskokous

Aika: 28.11.2012 klo 13.30

Paikka: Juomatehdas, Vapaudenkatu 25, 40100 Jyväskylä

Osallistujat:
Heidi Clee
Juulia Hakunti puheenjohtaja
Annina Hokkanen sihteeri
Riikka Javainen
Antti Kiviranta
Heidi Kyllönen
Sinikka Myyrä

Puheenjohtaja Juulia Hakunti avasi kokouksen klo 14.00.

Kokouksen sihteeriksi valittiin Annina Hokkanen.

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, koska paikalla oli sääntöjen mukaisesti puheenjohtajan lisäksi kaksi hallituksen jäsentä.

Esityslistasta poistettiin kohta 6.ii “ Hyväksymättömien maksujen hyväksyminen”, koska maksuihin ei oltu ehditty perehtyä ennen kokousta.

Esityslistaan lisättiin kohta 7. ii “Kulo ry:n esittäytyminen”

Sihteeriksi valittiin Annina Hokkanen.

Taloudenhoitajaksi valittiin Riikka Javainen.

Varapuheenjohtajaksi valittiin Riikka Javanainen.

Muut hallituksen tehtävät täytettiin seuraavasti: Heidi Kyllönen valittiin vapaa-aika -ja liikuntavastaavaksi, Sinikka Myyrä ympäristövastaavaksi, Miina Alanen kv-vastaavaksi, Satu Ruuska KOPO-ja SOPO-vastaavaksi, Riina Pesari webmasteriksi (nettisivujen hallinnointi ja päivitys).

Tilinkäyttöoikeus säilyy Riikka Javanaisella.

Uusiksi jäseniksi hyväksyttiin Heidi Kyllönen ja Sinikka Myyrä. Jäsenmaksuja jäseniksi otosta kerättiin 5 euroa + 5 euroa eli yhteensä 10 euroa.

Jäsenmaksut uudistettiin määräaikaisiksi. Jäseneksi voi liittyä joko seitsemäksi (7) vuodeksi, jolloin jäsenmaksu on 8 euroa tai kolmeksi (3) vuodeksi, jolloin jäsenmaksu on 5 euroa.

Keskustelutilaisuuteen toivotaan mahdollisimman monen hallituksen jäsenen osallistumista.

Antti Kiviranta tuli kertomaan Kulo ry:stä Diaarion hallitukselle. Kulo ry on valtakunnallinen kattojärjestö kulttuurintutkimuksen alan opiskelijoille, ja se pyrkii houkuttelemaan riveihinsä lisää opiskelijajärjestöjäseniä. Kulo järjestää vuosittain seminaarin, jossa opiskelijoiden on mahdollista esitellä omia opinnäytetöitään sekä verkostoitua. Keskusteltiin tulevan Taikun ainejärjestön liittymisestä Kuloon.

Kulo ry:n maksut ainejärjestöille ovat: liittymismaksu 40 euroa ja vuosimaksu 60 euroa.

Diaario oli saanut yhteydenoton lokakuussa muutamilta keskisuomalaisilta yhdistyksiltä, jotka toivoivat yhteistyökumppaneita maaliskuun aikana järjestettäviä kulttuuri/kirjallisuuspäiviä varten. Hallitus mietti yhteistyön mahdollisuutta, mutta päätyi siihen ettei resursseja tällä hetkellä ole. Hallitusaktiiveja on tälläkin hetkellä kovin vähäinen määrä ja toiminta on vasta käynnistymässä yli puolen vuoden tauon jälkeen. Ylimääräiseen ei siis oikein tahdo riittää aikaa.

Keväällä päätettiin järjestää jälleen Diaarion esittäytyminen ja kahvitus museologian opiskelijoille. Lisäksi päätettiin mennä hallituksena esittäytymään museologian henkilökunnalle alkuvuodesta. Puhuttiin tulevasta museologian seminaarista, jonka aiheena on Museot ja virtuaalisuus tai virtuaalinen kulttuuriperintö. Aihe ja tiedot tarkentuvat vuoden alussa.

Hallitus vaihtoi puhelinnumeroita keskenään.

Seuraava kokous päätettiin pitää alustavasti 13.12.2012.

Hallituksen puheenjohtaja Juulia Hakunti päätti kokouksen klo 15.30.

Diaario Ry. Jyväskylä Pöytäkirja 4/2012, vuosikokous 2012

Sihteeri/Miina Alanen

Aika: 23.11.2012

Paikka: Juomatehdas

Osallistujat:
Riikka Javanainen (puheenjohtaja)
Juulia Hakunti
Miina Alanen (sihteeri)
Annina Hokkanen
Sinikka Myyrä
Heidi Kyllönen
Satu Ruuska

Riikka Javanainen avasi kokouksen kello 16:37.

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Riikka Javanainen, sihteeriksi Miina Alanen ja pöytäkirjantarkastajiksi Juulia Hakunti ja Annina Hokkanen.

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, sillä neljä hallituksen jäsentä oli paikalla.

Esityslista hyväksyttiin.

Kolmen vuoden jäsenmaksuksi sovittiin 5 euroa ja seitsemän vuoden jäsenmaksuksi 8 euron kertamaksu. Uudet jäsenmaksut astuvat voimaan heti.

Diaarion toimintaa esiteltiin hallituksen ulkopuolisille kokouslaisille. Juulia Hakunti valittiin Diaarion uudeksi puheenjohtajaksi.

Riikka Javanainen jatkaa rahastonhoitajana. Tilinkäyttöoikeudet säilyvät Riikalla, tarvittaessa voidaan päättää toisin.

Annina Hokkanen, Heidi Kyllönen, Satu Ruuska, Riina Pesari, Miina Alanen, Sinikka Myyrä.

Toiminnantarkastajaksi lupautui Piia Määttä ja varatoiminnantarkastajaksi Antti Kiviranta.

Tilinkäyttöoikeudet säilyvät Riikka Javanaisella.

Keskusteltiin Opuksen, Ranan ja Diaarion yhdistämisestä keväällä. Seminaarin kohtalosta mahdollisen ainejärjestöjen yhdistymisen jälkeen keskusteltiin. Seminaari on ollut jokavuotinen ja laajasti tunnettu museologian ammatilaisten ja opiskelijoiden keskuudessa. Yhdistyminen vaikuttaa vahvasti ainejärjestön rahaliikenteeseen, joten seminaarille kannattaisi melkein perustaa oma pankkitili.

Kokous nosti esiin ehtoja, joita Diaario haluaa asettaa ainejärjestöjen yhdistymiseksi;

1. Hallituksessa on ehdottomasti oltava museologian edustaja
2. Seminaarin toiminta on turvattava
3. Seminaarilla on oltava oma tili

Myös museologian oma lukupiiri halutaan pyrkiä säilyttämään. Yleisesti kysyttäessä kaikki kannattivat yhteistä ainejärjestöä. Yhdistys päätti että uuden hallituksen kausi jatkuu siihen saakka kunnes uusi yhdistys muodostetaan keväällä. Jos yhdistys ei toteudu, uusi vuosikokous järjestetään keväällä.

Riikka Javanainen päätti kokouksen kello 18:21.

Diaario Ry. Jyväskylä Pöytäkirja 3/2012

Sihteeri/Miina Alanen

Aika: 26.4.2012

Paikka: Yliopiston pääkirjaston ryhmätyöhuone, B 337

Osallistujat:
Riikka Javanainen (puheenjohtaja)
Satu Ruuska
Miina Alanen (sihteeri)

Riikka Javanainen avasi kokouksen kello 13:18.

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsu oli lähetetty muutaman päivän myöhässä, sillä kokouspaikka oli ollut vielä avoin.

Esityslista hyväksyttiin.

Puheenjohtajaksi valittiin Riikka Javanainen ja sihteeriksi Miina Alanen.

Juha Västilä ja Kai Ylinen valittiin pöytäkirjantarkastajiksi.

Järjestettiin museologian seminaari. Diaario ry oli mukana Ruotsi-ekskursio -opintomatkan toteutuksessa. Urajärven kulttuuripuistoon tehtiin opintomatka. Syksyllä 2010 lukupiiri käynnistyi jälleen. Tapahtumista tiedotettu sähköpostilistoilla, sosiaalisessa mediassa ja luennoilla. Talous on hyvä.

Seminaariin ja ekskursioon kului eniten rahaa, mutta avustuksia saatiin myös paljon. Tilikauden lopussa tilillä rahaa 1542,66 €.

Juha Västilä tarkasti tilinpäätöksen ja hyväksyi sen.

Tili- ja vastuuvapaus luovutetaan Juha Västilän toimesta.

Keskusteltiin jäsenrekisterin muutoksesta. Eniten muutoksia kuitenkin hallitukseen ja sen järjestäytymiseen, jolle esitettiin järjestettäväksi sekä kevät- että syyskokous. Hallituksesta kolmihenkinen, jonka lisäksi mahdollisesti 0-5 henkilöä. Sääntöihin lisätään vielä muutoksia koskien sähköpostin välitse tehtävistä päätöksistä. Lisätään kokouskutsun ilmoituksesta vaadittavaksi ajaksi kolme päivää.

Diaarion hallitukseen ei halukkaita jäseniä. Nykyinen hallitus jatkaa siihen saakka kunnes uusi hallitus saadaan kasaan.

MAL:in kahvitus oli onnistunut.

Riikka Javanainen päätti kokouksen kello 14:07.

Diaario Ry. Jyväskylä Pöytäkirja 2/2012

Sihteeri/Miina Alanen

Aika: 1.3.2012

Paikka: Jyväskylän yliopiston kirjasto

Osallistujat:
Satu Ruuska (puheenjohtaja)
Riikka Javanainen (varapuheenjohtaja)
Miina Alanen (sihteeri)

Satu Ruuska avasi kokouksen klo 12:26.

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, sillä kokouskutsu oli lähetetty ja lähes kaikki hallituksen jäsenet olivat paikalla.

Esityslista hyväksyttiin.

Viime vuoden viimeisestä pöytäkirjasta puuttuu vielä Juulia Hakuntin allekirjoitus. Miina Alanen tekee vielä viimeiset korjaukset edelliseen pöytäkirjaan.

Riikka Javanainen kävi kolmessa ainejärjestökokouksessa vuonna 2011.

Riikka Javanainen teki talousarvion. Tilinpäätöksestä puuttuu toimintasuunnitelma ja viimeinen pöytäkirja.

Satu Ruuska pyrkii tekemään toimintakertomuksen lähiaikoina.

Vuosikokous sovitaan pidettäväksi 27.3. kello 16. Riikka Javanainen lähettää kokouskutsun.

Säännöt on käyty läpi ja ne vaativat päivitystä. Muutoksia esitetään vuosikokouksessa. Riikka Javanainen tekee muutosversion säännöistä.

Ei muita esille tulevia asioita.

Seuraava kokous on vuosikokous.

Satu Ruuska päätti kokouksen klo 12:57.

Diaario Ry. Jyväskylä Pöytäkirja 1/2012

Sihteeri/Miina Alanen

Aika: 16.2.2012

Paikka: Vakiopaine, Kauppakatu 6

Osallistujat:
Satu Ruuska (puheenjohtaja)
Riikka Javanainen (varapuheenjohtaja)
Miina Alanen (sihteeri)

Satu Ruuska avasi kokouksen klo 15:23.

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, sillä kolme hallituksen jäsentä oli paikalla ja kokouskutsu oli lähetetty.

Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi.

Pöytäkirja on luettu ja tarkastettu, tulostusta vaille hyväksytty.

Piia Määttä MAL:in varajäseneksi. Arkistoinnin maksuton ABC-kurssi järjestetään 14.3. Satu laittaa kurssista mainoksen sähköpostilistalle. Juomatehdas on vielä tämän kevään käytössä. Juulia Hakunti on vaihdossa Lundissa. Satu Ruuska osallistui opetuksen kehittämisen päiville 15.12.2011.

Yksi uusi jäsen, Maria Roininen on maksanut jäsenmaksu. Tilillä on tällä hetkellä 120 €.

Riikka Javanainen on tehnyt tilinpäätöksen. Haalarimerkit ja ekskursio veivät miinukselle, jota kertyi 220 €. Seminaarista saatiin tuottoa. Laura Itkonen on unohtanut hakea korvausrahoja viime seminaarista.

Seminaari järjestetään 12.-13.4. saleissa S212 ja C1. Aiheena on Rakkaudesta kulttuuriperintöön. Seminaarin nettisivut ovat lähes valmiit. Satu Ruuska pyytää Riina Pesaria lisäämään linkin seminaarin nettisivuista Diaarion sivuille. Puhujia seminaarissa ovat mm. Päivi Salonen, Janne Vilkuna, Marianne Koski, Päivi Partanen, Ulla Teräs, Jussi Toivio, Heljä Järnefelt, Kirsi Moisander ja Kimmo Levä. Seminaarin yhteydessä järjestetään arpajaiset. Torstaina 12.4. järjestetään iltajuhla Keski-Suomen museolla, jossa esiintyy Olkinukke ja irlantilainen tanssiryhmä. Arvioitu budjetti on 3750 €. Apurahoja haetaan mm. Jyväskylän kaupungilta. Seminaarin tiedotus on lähtenyt käyntiin ja juliste on suunniteltu.

Ajankohta sovitaan sähköpostitse.

Toimintakertomukseen kaivataan nimiä.

Hypätään kohta.

Sääntöjä toivotaan hyväksyttävän vuosikokouksessa.

Riina Pesari on päivittänyt nettisivuja joulukuussa.

Piia Määttä kertoo menevänsä MAL:in kokoukseen jos varajäsentä kaivataan. Piia ja varsinaisjäsen kirjoittavat mahdollisesti esittelyn MAL:ista.

Seuraavan kokouksen ajankohdaksi sovitaan 1.3.

Satu Ruuska päättää kokouksen kello 16:06.